Markkinointitietojen rekisteri- ja tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjällä on tietosuoja-asetuksen mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä. Tämä seloste täyttää informointivelvoitteen.

1. Rekisterinpitäjä

ITA Nordic Oy
Yhteystiedot: 
Tyvitie 2 
56510 Puntala

Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa

ITA Nordic Oy / Mikko Matikainen
Tyvitie 2 
56510 Puntala
0405363337
mikko.matikainen@itanordic.fi

Tapauksen mukaan mahdollisen tietosuojavastaavan yhteystiedot:
Yrityksellä ei ole tietosuojavastaavaa.

2. Rekisteröidyt

  • Yrityksen henkilöstö
  • Asiakkaat
  • Potentiaaliset asiakkaat

3. Henkilötietojen käyttötarkoitus

Rekisterin pitämisen peruste:

  • Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn asiakassuhteen perusteella
  • Henkilötietoja käsitellään suostumuksen perusteella (esim. messuilla kerätty potentiaalilista, lomakkeelle kysytty lupa markkinointiin)
  • Työsuhde
  • Lakisääteinen velvoite: työntekijän palkkatietojen ilmoitus veroviranomaiselle, osakeyhtiölain mukainen velvoite ylläpitää osakasluetteloa

Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin käyttötarkoitus:

Henkilötietoja käsitellään vain ennalta määriteltyihin tarkoituksiin, jotka ovat seuraavat:

  • asiakassuhteen hoitaminen
  • palveluistamme kertominen
  • työsuhteen hoitamiseen liittyvät asiat

4. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot

Asiakasrekisteri sisältää seuraavat tiedot:

Yhteystiedot

  • nimi
  • osoite
  • sähköposti
  • puhelinnumero

Asiakastiedot

  • tiedot ostetuista tuotteista / palveluista

Henkilöstörekisteri sisältää seuraavat tiedot:

  • henkilön yksilöintitiedot
  • yhteystiedot
  • palkanmaksua koskevat tiedot

5. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen: mikko.matikainen@itanordic.fi

Tarkastusoikeus
Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.

Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot.

Vastustamisoikeus
Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.

Suoramarkkinointikielto
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.

Poisto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.

On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

Suostumuksen peruuttaminen
Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen.

Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakastiedot saadaan säännönmukaisesti:

  • asiakkaalta itseltään asiakassuhteen syntyessä
  • asiakkaalta itseltään verkkolomakkeen kautta

Henkilöstötiedot saadaan työsuhteen solmimisen yhteydessä.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta markkinointitarkoituksiin ITA Nordic Oy:n ulkopuolelle.

8. Käsittelyn kesto

Tietojen säilytyksen ja käsittelyn pituutta koskevat yleiset periaatteet.

  • Asiakkaan henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan, kuin asiakkuus on voimassa
  • Henkilöstön tietoja käsitellään niin kauan kuin työsuhde kestää.
  • Kun työsuhde päättyy, huolehditaan siitä, että ne tiedot, joita ei enää tarvita, poistetaan.
  • Työntekijällä on oikeus pyytää työtodistusta vielä 10 vuoden ajan työsuhteen päättymisen jälkeen, joten yleiset tiedot työsuhteen kestosta ja työtehtävistä säilytetään vielä tämän ajan.

9. Henkilötietojen käsittelijät

Asiakastietoja käsittelevät ITA Nordic Oy:n johtoryhmän jäsenet sekä muu henkilöstö, joka työtehtävien vuoksi on säännöllisesti yhteydessä asiakkaisiin.

Henkilöstön tietoja käsittelevät yrityksen toimitusjohtaja, talouspäällikkö, tuotantopäällikkö ja Kurun tehtaanjohtaja.

Rekisterinpitäjä ja tämän työntekijät käsittelevät henkilötietoja. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.

Kolmansia osapuolia ovat Saimaan laskenta Oy ja IT-Saimaa Oy.

10. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

11. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.